HCL Notes Abwesenheitsnotiz einrichten

1. Warum eine Abwesenheitsnotiz?

Mit einer Abwesenheitsnotiz in HCL Notes informierst du automatisch alle Absender, dass du für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar bist. So werden Erwartungen gemanagt und du kannst entspannt abwesend sein, ohne dich um jede eingehende Mail kümmern zu müssen.

2. Abwesenheitsnotiz in HCL Notes (Desktop)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starte HCL Notes und öffne deinen Posteingang.
2. Klicke auf Mehr oder More und wähle Abwesenheit (englisch: Out of Office).
3. Im folgenden Fenster wählst du Beginn und Ende deiner Abwesenheit. Du kannst auch genaue Uhrzeiten angeben.
4. Wenn gewünscht, setze ein Häkchen bei „Ich stehe für Besprechungen nicht zur Verfügung“.
5. Auf der Registerkarte Standardbenachrichtigung formulierst du den Text für die Abwesenheitsnotiz. Erwähne Zeitraum, Rückkehr und ggf. eine Vertretung.
6. Optional: Aktiviere die Option, dass das Rückkehrdatum automatisch in den Betreff übernommen wird.
7. Weitere Optionen findest du unter Erweitert: Hier kannst du individuelle Benachrichtigungen für bestimmte Personen einstellen oder Ausnahmen definieren.
8. Zum Aktivieren wähle Speichern und Schließen oder Enable and Close. Die Abwesenheitsnotiz wird dann sofort oder ab dem Startzeitpunkt aktiv.

3. Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Nach deiner Rückkehr öffne erneut die Abwesenheitseinstellungen über Mehr → Abwesenheit und deaktiviere die Funktion mit einem Klick auf Deaktivieren und Schließen. In manchen Konfigurationen wird die Notiz auch automatisch nach Ablauf des Enddatums abgeschaltet.

4. Wichtige Hinweise zur Funktionsweise

Einmalige Benachrichtigung pro Absender

Während deiner Abwesenheit bekommt jeder Absender nur einmal eine automatische Antwort, egal wie viele E-Mails er schickt.

Agent- und Server-Modus

In klassischen Umgebungen läuft der Abwesenheitsagent lokal auf deinem Computer. In neueren Domino-Server-Installationen kann die Funktion aber auch serverseitig ausgeführt werden – das sorgt für zuverlässigere Benachrichtigungen.

5. Abwesenheitsnotiz über Mobile oder Web einrichten

Mit HCL Verse (Smartphone oder Browser)

1. Öffne die Verse-App oder die Webversion.
2. Gehe zu den Einstellungen und wähle Automatische Antworten oder Out of Office.
3. Gib Start- und Enddatum sowie Nachrichtentext ein.
4. Bestätige die Änderungen – die Abwesenheitsnotiz ist sofort aktiv.

Hinweis für mobile Nutzer

Je nach Version können die Begriffe und Menüs leicht variieren. Die Funktion steht grundsätzlich aber auf allen modernen Plattformen zur Verfügung.

6. FAQ zur HCL Notes Abwesenheitsnotiz

Kann ich mehrere automatische Antworten an den gleichen Absender senden?

Nein, pro Absender wird innerhalb der Abwesenheitszeit nur eine einzige Nachricht verschickt.

Erhalten auch externe Kontakte meine Abwesenheitsnotiz?

Das ist möglich, wenn der Administrator diese Option freigegeben hat. Prüfe dies in den erweiterten Einstellungen.

Können bestimmte Personen von der Benachrichtigung ausgeschlossen werden?

Ja, du kannst gezielt Ausnahmen für einzelne Absender oder bestimmte E-Mail-Adressen definieren.

7. Tipps für eine professionelle Abwesenheitsnotiz

• Halte den Text kurz und verständlich.
• Gib den Zeitraum der Abwesenheit und das Rückkehrdatum an.
• Erwähne eine Vertretung, falls verfügbar, mit Kontaktdaten.
• Nutze einen sachlichen Ton und verzichte auf Humor.

8. Fazit

Mit der Abwesenheitsnotiz in HCL Notes informierst du alle Absender schnell und zuverlässig über deine Nicht-Erreichbarkeit. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und sorgt für Klarheit während deiner Abwesenheit.