Zoom – die Videoplattform und HCL Notes – lässt sich das vereinbaren?

Die vielen verschiedenen Hilfsmittel, die die neuen Technologien bereitstellen, ermöglichen eine enorme Erleichterung, gerade für die Geschäftswelt. Konferenzen, Terminplanungen, Korrespondenz und Zusammenarbeit im Allgemeinen werden so über Länder hinweg deutlich unkomplizierter und auch günstiger. HCL Notes (früher IBM Notes, Lotus Notes) bietet die Möglichkeit, Daten für unterschiedliche Firmen und Schnittstellen bereitzustellen.

Die Plattform Zoom bietet die Möglichkeit, Video Konferenzen durchzuführen. Beides bietet enorme Erleichterung in der Kommunikation und Zusammenarbeit, nicht nur in der Geschäftswelt.

Aber was ist Zoom genau und lassen sich die beiden technischen Mittel miteinander vereinbaren und kombinieren?

Was ist Zoom genau?

Zoom ist eine Plattform für Video-Konferenzen von dem gleichnamigen Unternehmen Zoom Video Communications aus den USA. Hier wird eine Software angeboten, die es ermöglicht, online Video-Konferenzen in Echtzeit durchzuführen.

-Die Geschichte

Gegründet wurde das Unternehmen 2011 und 2013 erschien dann die Zoom Software auf dem Markt. In den folgenden Jahren erweitert sich die Software um viele Funktionen:

– 2014 wurde die Software um eine Chat-Funktion für Videoanrufe erweitert und im gleichen Atemzug wurden Webinare und offene Räume für Videokonferenzen hinzugefügt.

– 2017 gab es dann die erste Konferenz von Nutzern und das Unternehmen wurde um weitere Büros in Australien und Großbritannien erweitert.

– 2018 ist es dann möglich, dass auch VoIP-Anrufe und Zoom-Apps ebenfalls von der Software unterstützt werden.

–  2019 im April geht das Unternehmen Zoom Communications an die Börse.

Das Unternehmen selbst sieht sich als Marktführer für reine Videokonferenzen und nutzt 13 unterschiedliche Serverstandorte.

– Die Corona Kiese und die Zoom Plattform

Während der Stand der Nutzer im Dezember 2019 bei 10 Millionen lag, stieg die Anzahl mit der Corona-Pandemie deutlich an. Im März 2020 kann das Unternehmen bis zu 200 Millionen Nutzer im Monat verzeichnen.

Der Grund hierfür liegt auf der Hand. Zu den üblichen geschäftlichen Nutzern kommen nun auch Schulen und Universitäten, die wegen den deutlichen sozialen Einschränkungen und Auswirkungen der Pandemie auf andere Unterrichtsmöglichkeiten zurückgreifen mussten.

Die Schließung der Schulen, wegen der Ansteckungsgefahr des Covid-19 Virus, mussten Schulen und Universitäten auf der ganzen Welt umdenken und andere Wege der Wissensvermittlung finden. Hier bietet Zoom eine hervorragende Möglichkeit, da sich die Unterrichtseinheiten ohne Weiteres auf der Plattform mit der Funktion der Klassenräume umsetzen lassen.

Die Qualität des Unterrichts leidet hier, allerdings stellt dies eine Möglichkeit dar, um die Lerninhalte vermitteln zu können und den Schülern und auch den Eltern dabei zu helfen, trotz der Schulschließung das Schuljahr beenden zu können.

Aber auch viele private Nutzer profitieren von der einfachen Kommunikation der Plattform. Durch die großen sozialen Einschränkungen zur Sicherheit der Risikogruppen ist es oft nicht mehr möglich, Eltern, Großeltern oder andere Familienmitglieder zu besuchen. Mit der Videokonferenz besteht hier aber trotzdem die Möglichkeit, auch visuellen Kontakt zu halten.

Das Unternehmen reagiert auf die veränderte Situation in dem die kostenlose Version der Zoom Plattform um einige Funktionen erweitert wird. Gleichzeitig profitiert das Unternehmen enorm, da der Wert der Aktie deutlich steigt.

Ein Zugewinn für beide Seiten, sowohl die Allgemeinheit profitiert von der erweiterten kostenlosen Version und das Unternehmen erfährt einen deutlichen Aufschwung durch die große Beliebtheit, die mit viel Gewinn belohnt wird.

Welche Funktionen bietet Zoom?

Zoom überzeugt mit einer Vielzahl von unterschiedlichen, wenn doch ähnlichen, Funktionen und erweitert und verbessert diese immer wieder. Es wird auf die Ansprüche der Nutzer reagiert und auch die Benutzerfreundlichkeit und die Stabilität der Plattform werden immer wieder verbessert und überzeugen Millionen an Nutzern.

Welche Funktionen lassen sich hier aber genau nutzen?

– Die zentrale Funktion von Zoom ist das „Zoom-Meeting“. Hier können Nutzer entweder über den PC-Desktop oder über eine Smartphone App, an einem Meeting in den sogenannten Konferenzräumen teilnehmen. Die Qualität wird hier mit HD übermittelt und bietet hohe Qualität für alle Beteiligten.

– Eine weitere Funktion ist die Chat-Funktion. Hier können die Nutzer nicht nur Textnachrichten und Dateien austauschen, nein auch die Nutzung eines virtuellen Washboards ist hier möglich. Eine hervorragende Möglichkeit für eine unkomplizierte Zusammenarbeit über Kontinente hinweg.

– Der Dienst der Videokonferenz bietet außerdem die Möglichkeit, den Screen (Bildschirm) zu teilen und so, mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu sehen. Diese Funktion lässt sich auch auf dem Smartphone nutzen. Außerdem können die Konferenzen aufgezeichnet und anschließend in ein Skript verarbeitet werden.

– Die Plattform lässt sich auch mit Software von anderen Anbietern kombinieren.

– Verbindungen innerhalb der Zoomplattform sind laut des Herstellers End-zu-End verschlüsselt.

– Die Nutzung von Videokonferenzen erfordert eine Registrierung. Die kostenlose Version stellt hier allerdings eine zeitliche Einschränkung von 40 Minuten dar.

– Die Funktion „Zoom Rooms“ läuft mit der Konferenzraumtechnik von anderen Drittanbietern.

– Auch die Funktion „Zoom Conference Room Connector” ist ebenfalls ein System, das über einen solchen Drittanbieter läuft. Hier können die Nutzer Konferenzräume physisch verwalten.

–  Mit „Zoom Phone“ wird Unternehmen eine virtuelle Telefonanlage zur Verfügung gestellt.

– Gerade für sehr groß angelegte Webinare bietet sich die Funktion „Zoom Video Webinar“ an. Hier können bis zu 100 Sprecher agieren und bis zu 10.000 Zuschauer können an den Webinaren teilnehmen.

– Zusätzliche Software lässt sich im „Zoom App Marketplace“ erwerben.

– Der „Zoom Developer“ ermöglicht das Erstellen von Schnittstellen.

Gerade für Unternehmen lohnen sich die zahlreichen Funktionen besonders. Hier lassen sich Kontakte und eine intensive Zusammenarbeit der unterschiedlichen Standorte einfach herstellen, ohne zu große Kosten auf sich zu nehmen. Das globale Arbeiten wird so deutlich vereinfacht und verschnellert.

Aber auch die privaten Nutzer und Schulen und Universitäten profitieren hier stark. Auch die kostenlose Version bietet hier eine hervorragende Möglichkeit, um Alternative Arbeitsmethoden zu gestalten und soziale Kontakte aufrechtzuerhalten. Gerade in der aktuellen Krise ein enormer Gewinn und vor allem eine riesige Erleichterung für alle Nutzer.

Die vielen unterschiedlichen und ergänzenden Möglichkeiten bieten unzählige Chancen auch für das eigenständige Arbeiten in Kombination mit Gruppen- und Teamarbeit. Universitäten und Studenten profitieren hier besonders.

Vor- und Nachteile der Zoom Plattform

Die vielen unterschiedlichen Funktionen und Möglichkeiten, die die Zoom Plattform bereitstellt, hat einen großen Nutzen. Aber dennoch stellt sich auch hier die Frage, gibt es hier nur positive Eigenschaften oder hat die Plattform auch negative Seiten, die es zu beachten gilt?

Vorteile

• Erleichterung der Video-Kommunikation
• Konferenzen in Echtzeit sind möglich
• Datenaustausch und Zusammenarbeit an diesen wird ermöglicht.
• Absprachen und Terminvereinbarungen sind deutlich schneller und flexibler.
• Geschäftliche Abläufe können unkomplizierter praktiziert werden.
• Chat-Funktion und Whiteboard-Arbeiten sind möglich.
• Große Konferenzen mit über 10.000 Teilnehmern sind möglich.
• Echtzeitkommunikation in allen Bereichen und global einfach zu realisieren.
• Enorme Kostenerleichterung für Unternehmen.
• Unterricht wir auch in extremen Situationen erleichtert.
• Soziale Kontakte können auch in extremen Situationen wie Pandemie erhalten bleiben.
• Das Unternehmen reagiert auf Mängel und Sicherheitsrisiken mit qualifizierten und schnellen Updates und bessert diese umgehend aus. Die Fehler in den einzelnen Toolkits wurden behoben oder die Kits komplett entfernt. Auch Apple hat reagiert und alle Webserver gelöscht. Auch die Datenschutzerklärung wurde erneuert und Zoom versichert, dass keine Daten an Dritte weiterverkauft wurden und werden.
• Damit eine Einwahl von Fremden aus Mangel an Einstellungen nicht mehr möglich ist, ändert Zoom die Standarteinstellungen und verhindert so, dass hier keine Fehler mehr unterlaufen können.
• Die Speicherung der Videokonferenzen erweist sich in manchen Bereichen als Sinnvoll. Besonders in der Verwendung im Schulunterricht können hier Vorteile herausgezogen werden.

Nachteile

• Durch die enorme Ausbreitung und Nutzung während der Corona-Pandemie kommen einige Sicherheitsmängel zum Vorschein.
• 2019 wurde von MacOS Nutzern ein lokaler Webserver mitinstalliert, der die Benutzerfreundlichkeit steigern sollte. Durch diese Maßnahme ist es aber möglich, dass Fremde aus der Ferne auf die Kamera zugreifen könnten.
• Dieser Webserver wurde auch bei der Deinstallation des Programmes nicht automatisch mit entfernt.
• Die App von Zoom für iOS enthält ein Software Development Ki,t das automatische Daten an Facebook sendet ohne vorherige Information in der Datenschutzerklärung.
• Die Datenschutzerklärung war zunächst sehr undeutlich in der Formulierung. Und legt nicht eindeutig fest, dass Daten nicht an Dritte weiterverkauft werden können.
• Die End-zu-End-Verschlüsselung, die versprochen wird, ist nur eine Transportverschlüsselung und ermöglicht es dem Unternehmen nach der Sendung Zugriff darauf zu nehmen.
• Administrationen können Videokonferenzen überwachen und sehen, wer wie lange im Vordergrund war. So lässt sich die Aufmerksamkeit überwachen.
• Aufzeichnungen können gespeichert werden und Informationen der Geräte und IP-Adressen der Teilnehmer können eingesehen werden.
• Konferenzen, die nicht mit einer Zusatzbeschränkung versehen wurden, sind für fremde Teilnehmer zugänglich.

Zoom bietet viele Funktionen und Möglichkeiten, hat aber noch mit der Optimierung der Einstellungen und Feinarbeiten der Software zu kämpfen. Dabei gilt es für jeden selbst zu entscheiden, ob die Vor- oder Nachteile in ihrem Gewicht überwiegen.

Durch die teilweise gravierenden Sicherheitsmängel, die nun allerdings zu einem großen Teil behoben sind, verbieten seit April 2020 viele große Unternehmen und auch Regierungseinrichtungen Ihren Mitarbeitern die Nutzung der Zoom Plattform. Das Unternehmen arbeitet aber weiter daran, die Fehler auszubessern.

Lässt sich HCL Notes mit Zoom kombinieren?

Wie bereits oben erwähnt, lässt sich die Plattform Zoom auch mit den Funktionen und Techniken von anderen Drittanbietern kombinieren.

Die Software HCL Notes ist ein Datenbanksystem, das dokumentenorientiert und verteilt ist. Das Datenbanksystem ist auch unter Lotus Notes bekannt und wurde ursprünglich von IBM entwickelt. 2019 übernimmt das HCL das Notes System und verbindet es mit weiteren Systemen und Funktionen.

Seitdem unterscheidet sich das System noch einmal im Namen für die jeweiligen Anwender. Die „herkömmlichen“ Nutzer, also die Klienten Software, wird unter dem Namen HCL Notes geführt, während die Software für die Entwickler und Administratoren unter dem Namen HCL Domino geführt wird. Auch die Datenbanken der entsprechenden Versionen werden unter den jeweiligen Namen geführt. Im Allgemeinen wird aber immer von der Notes Datenbank gesprochen.

HCL Notes bietet nicht nur ein Datenbankmanagement, sondern stellt auch noch eine Plattform bereit, auf der sich Anwendungen entwickeln lassen.

In HCL Notes ist die Anwendung der E-Mails optimal integriert und ermöglicht es so, eine gute und schnelle Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten bereitzustellen. Außerdem bietet das System in seiner käuflichen Lizenz auch noch viele andere Anwendungen und Möglichkeiten, wie zum Beispiel:

• Die Verwaltung und Organisation von Datenbanken in Form von Dokumenten
• E-Mail-Einbindung, die auch die Verwendung des Kalenders und einer Aufgabenliste enthält
• E-Diskussionen
• Team-Room
• In der Entwickler Version lassen sich Anwendungen entwickeln und erstellen
• und viele andere nützliche Anwendungen mehr.

Die Sicherheit bei HCL Notes wird besonders hoch bewertet und deshalb auch auf mehreren Ebenen durchgesetzt.

–  Der Zugriff von den Klienten auf den Server: Dieser wird sowohl durch Benutzername und Passwort als auch über eine gegenseitige Überprüfung eines Zertifikates von Klienten und Server. So wird der Zugriff gesichert und es können keine fremden oder unerwünschten Parteien auf den Server zugreifen.

• Es gibt 4 unterschiedliche Möglichkeiten Daten verschlüsselt auf den Servern abzulegen. Dazu gehören:
• auf der Datenbankebene mit einem öffentlichen Schlüssel des Klienten
• auf der Datenbankebene mit einem öffentlichen Schlüssel des Servers
• auf der Feldebene mit einem öffentlichen Schlüssel der Person, die zum Lesen bestimmt ist
• auf der Feldebene mit einem eigenen systemischen Schlüssel
• Der Code ist immer signiert, und ob dieser ausgeführt werden darf oder nicht, wird über eine spezielle Freigabeliste festgelegt.

Der besondere Vorteil, alle Sicherheitssysteme sind im System HCL Notes selbst festgelegt und lassen sich so deutlich einfacher handhaben als bei anderen Systemen. Die hohen Sicherheitsmaßnahmen, die HCL hier triff,t zeugen auch von der hohen Qualität der Software und machen diese so beliebt.

Ist HCL Notes nun aber mit der Zoom Plattform kombinierbar oder nicht?

Leider ist die Integration der Zoom Plattform und deren Funktionen in das HCL Notes System noch nicht möglich.

Durch die hohe Beliebtheit und die hervorragenden Fortschritte, die hier erzielt wurden und werden, ist dies bereits in Arbeit.

Die Entwickler und Informatiker arbeiten ständig an neuen Möglichkeiten und Varianten, um andere Systeme und Software in das Programm zu integrieren. Genau dies geschieht im Moment auch mit der Möglichkeit, Zoom in HCL Notes integrieren zu können.

Die hohe Nachfrage lässt die Entwickler schneller arbeiten, sodass schon bald die Möglichkeiten bestehen, Zoom auch in HCL Notes zu integrieren und so noch mehr Vorteile aus beiden Systemen ziehen zu können. Eine hervorragende Variante, um noch mehr Kommunikation und Zusammenarbeit auf weite Entfernung zu bieten und es vor allem Geschäftsleuten einfacher zu machen Projekte durchzuführen.