8 gute Gründe für die Migration nach HCL Domino

Wenn Du überlegst, von Microsoft 365, Microsoft Exchange Server (ob on-premises oder Hybrid Cloud) oder Google Workspace (früher G Suite) zu HCL Domino zu migrieren, gibt es viele überzeugende Gründe für diese Entscheidung. In den letzten Jahren hat sich HCL Domino (früher IBM Notes/Domino) als besonders robuste, sichere und anpassungsfähige Groupware-Lösung bewährt, die Unternehmen im Vergleich zu Cloud-basierten und hochgradig standardisierten Plattformen wie Microsoft und Google erhebliche Vorteile bietet. Daher sehen wir mehr staatliche Organisationen und Unternehmen die den Weg der Migration nach HCL Domino/ Notes gehen.

1. Hohe Datenhoheit und Datenschutz

Ein zentrales Argument für die Migration zu HCL Domino ist die Möglichkeit, die Datenhoheit vollständig zu behalten. Im Gegensatz zu Microsoft 365 und Google Workspace, die beide Cloud-basierte Plattformen sind und Daten auf Servern außerhalb Deiner direkten Kontrolle speichern, bietet Domino die Flexibilität, vollständig On-Premises oder in einer privaten Cloud betrieben zu werden. Damit hast Du die volle Kontrolle über Deine Daten und kannst sicherstellen, dass sensible Unternehmensinformationen auf Deinen eigenen Servern und gemäß Deinen Sicherheitsstandards verwaltet werden.

Gerade in Deutschland und Europa, wo der Datenschutz aufgrund der DSGVO besonders ernst genommen wird, kann der Cloud-Betrieb von Microsoft 365 und Google Workspace zu rechtlichen Unsicherheiten führen. HCL Domino bietet hier den Vorteil, dass Daten On-Premises und somit datenschutzkonform verwaltet werden können. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für Unternehmen in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder Behörden, die höchste Standards an Datensicherheit und Kontrolle anlegen.

2. Sicherheit und Kostenersparnisse durch weniger Angriffsfläche

Die hohe Anzahl an Cyberangriffen auf Microsoft 365 hat viele Unternehmen wachgerüttelt. Da Microsoft 365 und Exchange Server weltweit stark verbreitet sind, stehen sie besonders im Fokus von Hackern, die regelmäßig Schwachstellen in der Software ausnutzen. Diese Bedrohungen erfordern oft teure Sicherheitsmaßnahmen und zusätzliche Investitionen in IT-Sicherheitsinfrastruktur, um Angriffe abzuwehren und Datenlecks zu verhindern.

HCL Domino ist aufgrund seines geringeren Marktanteils weniger im Fokus von Cyberkriminellen und gilt als besonders sicher. Die Architektur von Domino bietet durch ihre umfassende Sicherheitsstruktur ein sehr hohes Maß an Schutz, ohne dass teure Sicherheitssoftware oder ständige Updates erforderlich sind, um neue Bedrohungen zu bekämpfen. Dadurch sparst Du Betriebskosten, die sonst für eine kontinuierliche Hackerabwehr und zusätzliche IT-Ressourcen anfallen würden. Insbesondere für kleinere Unternehmen und solche mit begrenzten IT-Budgets ist dies ein entscheidender Vorteil.

3. Anpassbarkeit und Flexibilität

Während Microsoft 365 und Google Workspace vor allem auf Standardisierung und Vereinheitlichung setzen, ist HCL Domino als Plattform deutlich flexibler und kann maßgeschneidert an die spezifischen Bedürfnisse Deines Unternehmens angepasst werden. Neben den Standard-Funktionen einer Groupware wie E-Mail, Kalender und Kontakte bietet Domino umfangreiche Möglichkeiten, benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen und Workflows zu erstellen. Diese lassen sich nicht nur leicht in Deine IT-Infrastruktur integrieren, sondern passen sich auch an Deine Unternehmensprozesse an.

Dank der Entwicklungsumgebung von Domino kannst Du Low-Code- und No-Code-Anwendungen erstellen, die komplexe Geschäftsprozesse automatisieren und individualisierte Workflows ermöglichen. Diese Funktionalität fehlt bei Microsoft 365 und Google Workspace, die in erster Linie auf standardisierte Anwendungen und Tools setzen. Domino eignet sich daher besonders für Unternehmen, die spezifische Anforderungen haben oder bereits eigene, maßgeschneiderte Anwendungen nutzen, die sie in die neue Lösung integrieren möchten.

4. Langfristige Kosteneffizienz durch On-Premises-Betrieb

Im Gegensatz zu Microsoft 365, das auf einem Abonnement-Modell basiert und fortlaufende Lizenzkosten verursacht, bietet HCL Domino eine traditionelle Lizenzstruktur, die langfristig kosteneffizienter sein kann. Der Betrieb On-Premises oder in einer privaten Cloud bedeutet, dass Du nicht auf monatliche oder jährliche Abogebühren angewiesen bist. Für Unternehmen mit einer stabilen IT-Infrastruktur kann dies erhebliche Einsparungen bedeuten, da die Betriebskosten besser kalkuliert werden können und weniger abhängig von externen Anbietern sind.

Selbst beim Einsatz als Hybridlösung, bei der bestimmte Dienste in der Cloud genutzt werden, bleiben die Kostenstrukturen bei Domino oft transparenter und langfristig kontrollierbarer als bei rein Cloud-basierten Plattformen wie Office 365

5. Hohe Zuverlässigkeit und Stabilität auch bei eingeschränktem Internetzugang

Da HCL Domino vollständig On-Premises betrieben werden kann, bleibt es auch bei einer eingeschränkten Internetverbindung voll funktionsfähig. In Microsoft 365 und Google Workspace sind viele Anwendungen Cloud-basiert, was bei Internetproblemen die Arbeit erheblich behindern kann. Mit Domino kannst Du sicher sein, dass wichtige Geschäftsprozesse unabhängig von der Internetverbindung stabil und zugänglich bleiben.

Gerade in Krisensituationen oder in Branchen, in denen eine zuverlässige Internetverbindung nicht immer gewährleistet ist, bietet diese lokale Betriebsoption einen deutlichen Vorteil. Du kannst jederzeit auf E-Mails, Anwe

6. Robuste Dokumenten- und Workflow-Management-Funktionalitäten

HCL Domino zeichnet sich durch leistungsstarke Dokumenten- und Workflow-Management-Funktionen aus, die weit über das hinausgehen, was Google Workspace oder Microsoft 365 standardmäßig bieten. Während Google Drive und SharePoint solide Dokumentenmanagement-Plattformen sind, fehlen ihnen oft die komplexen Workflow-Funktionen, die viele Unternehmen benötigen, um geschäftskritische Prozesse zu automatisieren und den Ablauf zu verfolgen.

Domino ermöglicht eine umfassende Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumenten und Workflows und ist besonders geeignet für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen an die Auditierbarkeit und Compliance. In Kombination mit der hohen Anpassbarkeit bietet Domino hier entscheidende Vorteile für Unternehmen, die auf umfassende Workflow-Automatisierung setzen.

7. Bestehende Domino-Infrastruktur und Migrationskosten

Falls Dein Unternehmen bereits HCL Domino (früher IBM Notes/Domino) einsetzt, bietet es sich oft an, auf Domino zu bleiben oder eine Migration zu erwägen, wenn bereits umfangreiche Anpassungen und Geschäftslogik in der Plattform integriert sind. Ein Umstieg auf Microsoft 365 oder Google Workspace würde in diesem Fall erhebliche Migrationskosten und Schulungsaufwand bedeuten.

Da viele Unternehmen langjährige Erfahrung und eine etablierte Infrastruktur mit Domino haben, lässt sich eine erneute Migration oder ein Ausbau der bestehenden Domino-Umgebung oft kostengünstiger und ohne signifikanten Trainingsaufwand für die Mitarbeitenden realisieren. Für Unternehmen mit einer komplexen oder angepassten Domino-Umgebung kann dies zu erheblichen Einsparungen führen und gleichzeitig eine stabilere und vertrautere Arbeitsumgebung bieten.

8. Moderne Collaboration-Tools durch HCL Connections Integration

Obwohl HCL Domino in erster Linie als E-Mail- und Workflow-Plattform bekannt ist, lässt sich durch HCL Connections eine Social-Collaboration-Plattform integrieren, die die Funktionen von Microsoft Teams und Google Meet weitgehend ersetzen kann. HCL Connections bietet Funktionen wie Chat, Projektmanagement, Dateiaustausch und soziale Netzwerk-Funktionen für Unternehmen, die sich nahtlos in Domino integrieren lassen und eine moderne Kollaborationsumgebung schaffen.

Zusammengefasst ist HCL Domino eine starke Alternative zu Microsoft 365, Microsoft Exchange Server und Google Workspace, besonders für Unternehmen, die Wert auf Datenschutz, Kontrolle und Anpassbarkeit legen. Die Möglichkeit, Domino vollständig On-Premises zu betreiben, bietet eine hohe Flexibilität und Sicherheit, während die Kosten durch geringere Anforderungen an die Cyberabwehr und weniger Abhängigkeit von externen Abonnements planbarer und langfristig oft günstiger sind.

Vorteile von HCL Domino im Vergleich zu Microsoft 365:

Diese Tabelle vergleicht, wie HCL Domino und Microsoft 365 sich in bestimmten Schlüsselbereichen unterscheiden, um Unternehmen bei der Entscheidung zwischen beiden Systemen zu unterstützen.

Vorteile von HCL Domino zu Google Workspace:

Diese Tabelle zeigt die Stärken von HCL Domino für Unternehmen, die Datenschutz, Flexibilität und On-Premises-Betrieb priorisieren, im Vergleich zu den Cloud-basierten Kollaborations- und Benutzerfreundlichkeitsvorteilen von Google Workspace.

Kostenvergleich HCL Domino vs. Microsoft 365

Wir haben einfach mal ChatGPT gefragt einen Kostenvergleich für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitern über einen Zeitraum von 5 Jahren zu erstellen. Auch wir sind positiv überrascht:

Wenn Du die langfristigen Kosten für die verschiedenen Groupware-Lösungen wie Microsoft 365, Microsoft Exchange Server, Google Workspace und HCL Domino vergleichst, siehst Du schnell die Vorteile, die eine Migration zu HCL Domino bringen kann. Über einen Zeitraum von fünf Jahren zeigt sich, dass HCL Domino’s Lizenzkosten nicht nur niedrig sind, sondern die Groupware auch bei den laufenden Betriebskosten am kostengünstigsten ist. Hier ist ein exemplarischer Kostenvergleich, der die typischen Ausgaben für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden über einen Zeitraum von fünf Jahren aufschlüsselt:

In diesem Vergleich berücksichtigen wir die wichtigsten Kostenfaktoren, die den Unterschied zwischen diesen Lösungen ausmachen:

1. Lizenz- und Abonnementkosten: Microsoft 365 und Google Workspace basieren auf einem Abonnementmodell, das monatlich pro Benutzer berechnet wird, was zu fortlaufenden Lizenzkosten führt. HCL Domino hingegen bietet eine traditionelle Lizenzstruktur mit niedrigeren jährlichen Kosten pro Benutzer.
2. Infrastruktur- und Wartungskosten: Microsoft 365 und Google Workspace sind Cloud-basierte Dienste, bei denen Infrastrukturkosten in den Abonnementgebühren enthalten sind. Für Microsoft Exchange Server (on-premises) und HCL Domino fallen Infrastruktur- und Wartungskosten für den Betrieb der Server an. Domino kann jedoch langfristig günstiger sein, da die Server lokal betrieben werden können und sich die laufenden Wartungskosten dadurch besser kontrollieren lassen.
3. Cyberabwehr und Sicherheitskosten: Da Microsoft 365 häufig Ziel von Cyberangriffen ist, entstehen oft zusätzliche Kosten für Sicherheit, um mögliche Bedrohungen abzuwehren. HCL Domino hingegen ist aufgrund seiner geringeren Verbreitung und spezifischen Sicherheitsarchitektur weniger im Fokus von Hackern, was die laufenden Kosten für Sicherheitsmaßnahmen deutlich senken kann.
4. Migrations- und Schulungskosten: Jede Plattform bringt bei der Einführung spezifische Kosten für Migrationsaufwand und Mitarbeiterschulungen mit sich. HCL Domino kann anfangs höhere Einrichtungsaufwände erfordern, aber durch die niedrigeren laufenden Kosten und die effiziente Bedienbarkeit der Plattform langfristig Vorteile bieten.

Insgesamt belaufen sich die Gesamtkosten über fünf Jahre für HCL Domino in diesem Beispiel auf €200.000, was es zur kostengünstigsten Lösung macht. Die niedrigeren Lizenz- und Sicherheitskosten sowie die Flexibilität bei der Infrastruktur machen HCL Domino zu einer besonders attraktiven Wahl für Unternehmen, die eine sichere, kontrollierte und kosteneffiziente Alternative zu Microsoft 365 und Google Workspace suchen.