So ändert man bei Outlook die Signatur

Inhaltsverzeichnis

1. Überblick
2. Outlook für Windows (Desktop-App)
3. Outlook für Mac
4. Outlook im Web (Outlook.com / Office 365)
5. Outlook App für iOS/Android
6. Typische Probleme & Lösungen
7. Tipps für professionelle Signaturen
8. FAQ

1. Überblick

Die E-Mail-Signatur wird automatisch an deine ausgehenden E-Mails angehängt. Wie und wo du sie änderst, hängt davon ab, ob du Outlook am PC, Mac, im Browser oder per App nutzt.

2. Outlook für Windows (Desktop-App)

Aktuellste Anleitung (Stand Juni 2025):

1. Outlook öffnen.
2. Neue E-Mail erstellen.
3. Im Nachrichtenfenster oben auf Signatur klicken, dann Signaturen… auswählen.
4. Neue Signatur anlegen (Neu) oder bestehende auswählen und bearbeiten.
5. Im Textfeld die neue Signatur eingeben – Bilder/Logos können per Symbol eingefügt werden.
6. Standard-Signatur zuweisen: Konto auswählen und einstellen, welche Signatur bei neuen Mails und Antworten/Weiterleitungen automatisch eingefügt wird.
7. Mit OK speichern.

Wichtige Hinweise:

• Die Menüführung kann sich bei „Neues Outlook“ oder alten Versionen leicht unterscheiden.
• Bei Problemen: Prüfen, ob Add-ins oder Firmenrichtlinien das Anpassen verhindern.

Quellen:
Microsoft Support: E-Mail-Signatur Outlook Windows

3. Outlook für Mac

1. Outlook öffnen.
2. Menüleiste: Outlook → Einstellungen → E-Mail → Signaturen.
3. Neue Signatur über + hinzufügen oder vorhandene auswählen und bearbeiten.
4. Unten das Standardkonto festlegen.
5. Änderungen werden gespeichert, Fenster schließen.

Quelle:
Microsoft Support: Outlook für Mac

4. Outlook im Web (Outlook.com / Office 365)

1. Im Browser auf outlook.com oder portal.office.com anmelden.
2. Rechts oben das Zahnrad (⚙️) anklicken → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
3. Menü: E-Mail → Verfassen und antworten.
4. Im Feld E-Mail-Signatur Text und ggf. Bilder/Links einfügen.
5. Häkchen setzen, wenn die Signatur automatisch bei neuen Mails/Antworten eingefügt werden soll.
6. Unten Speichern.

Quelle:
Microsoft Support: Outlook im Web

5. Outlook App für iOS/Android

1. Outlook-App öffnen.
2. Links oben auf das eigene Icon → Zahnrad (unten links).
3. Unter „E-Mail“ auf Signatur.
4. Text ändern. (Nur einfacher Text möglich, keine Formatierung/Bilder.)
5. Änderung wird sofort übernommen.

Quelle:
Microsoft Support: Outlook mobile

6. Typische Probleme & Lösungen

• Signatur wird nicht eingefügt: Prüfen, ob die richtige Standard-Signatur zugeordnet ist.
• Formatierung fehlerhaft: Kein HTML? → Falscher Modus. Bilder/Logos gehen nur am PC oder im Web, nicht mobil.
• Signatur wird beim Antworten nicht angehängt: Extra-Option für Antworten/Weiterleitungen aktivieren.
• Firmen-IT blockiert Änderungen: IT-Richtlinien oder Add-ins können die Funktion einschränken.

7. Tipps für professionelle Signaturen

• Maximal vier Zeilen, keine Romane.
• Name, Position, Unternehmen, Telefonnummer, Webseite reichen völlig.
• Firmenlogo nur, wenn erlaubt und sinnvoll (kleine, optimierte Bilder).
• Rechtliche Pflichtangaben beachten (z. B. Impressum, Datenschutz bei Firmen).
• Keine Hintergrundbilder oder große bunte Schrift – wirkt unseriös.

8. FAQ

Kann ich mehrere Signaturen in Outlook speichern?

Ja, für verschiedene Konten oder Anlässe.

Warum wird mein Firmenlogo nicht angezeigt?

Bild ist zu groß, falsch verlinkt oder blockiert durch Sicherheitseinstellungen.

Wird meine Signatur auch auf dem Handy angezeigt?

Nur, wenn du sie in der mobilen App separat einträgst.

Kann ich HTML-Signaturen am Handy nutzen?

Nein, nur reiner Text.

Fazit

Signatur ändern ist in Outlook keine große Sache. Schritt-für-Schritt wie oben beschrieben – fertig.