MS Teams in Kombination mit HCL Notes – geht das?

Kommunikation über das Internet gehört schon länger zum Standard. Genau damit beschäftigen sich auch viele der großen Softwareentwickler und halten so mit den Produkten anderer Firmen mit. Gerade die Internettelefonie also Videokonferenzen und viele andere Kommunikationsmethoden werden besonders von großen Unternehmen geschätzt.

Mithilfe dieser praktischen Kommunikationsmethoden wird es möglich, eine Zusammenarbeit über Kontinente hinweg möglich zu machen. So vereinfacht sich die interne Kommunikation zwischen Zweigstellen, Standorten und auch mit den weltweit angesiedelten Kunden deutlich.

Das Internet und die vielen neuen Kommunikationsmöglichkeiten sorgen hier für den großen Fortschritt, der nicht nur viel Zeit, sondern vor allem auch Reisekosten senken kann. Um den Unternehmen und auch privaten Kunden hier immer mehr Möglichkeiten zu eröffnen, gibt es zahlreiche Anbieter von spezieller Software, die sich auf die Ansprüche von Firmen und großen Unternehmen konzentrieren und hier die komplette Bandbreite an Datenkommunikation, Videokonferenzen, Online Meeting, Instant Messaging und vielen Leistungen mehr anbieten.

MS Teams oder auch Microsoft Teams, Microsoft, ist einer dieser Anbieter. Woher die Software kommt, was sie zu bieten hat und wie sich die Vor- und Nachteile gegenüber den Konkurrenten verhalten, werden wir hier erklären.

Was ist Microsoft Teams?

MS Teams ist die Software vom Computer Giganten Microsoft und stellt mit der Plattform MS Teams, auch einfach nur Teams genannt, eine Software zur Verfügung die Videokonferenzen, Online Meetings, Chats, Notizen und auch Anhänge kombiniert. So können Unternehmen diese Plattform nutzen, um Länder- und Kontinenten übergreifend zu arbeiten. So lassen sich teure Geschäftsreisen sparen und die Zusammenarbeit wird auch über die Entfernung vereinfacht.

Gerade die Videokonferenz gewinnt in der heutigen Zeit immer mehr an Beliebtheit. Dafür ist nicht zuletzt die Ausnahmesituation der Corona-Pandemie verantwortlich. Durch die Kontakteinschränkungen, die soziale Distanzierung und die vielen Sicherheitsvorkehrungen kommt das soziale Miteinander deutlich zu kurz. Sicherheit geht vor, aber durch diese Situation greifen immer mehr Menschen auf die Videokonferenz zurück, um die lieben trotz Kontaktverbot sehen zu können.

So kommt auch MS Teams immer mehr ins Gespräch und kann immer mehr Menschen von der großartigen und einfachen Vernetzung überzeugen.

Dabei ist die Software Microsoft Teams integriert in die Microsoft 365 Office Funktion und auch in Skype Business. Eine umfangreiche Software, die mit vielen Vorteilen überzeugt und auch Erweiterungen anbietet, die sich in andere Dienste integrieren lassen.

Der große Vorteil von MS Teams ist, dass sehr Nutzer schon lange mit den Betriebssystemen von Microsoft arbeiten. Die Nutzung von Microsoft 365 ist den meisten Nutzern geläufig und so fällt auch die Umstellung auf die Teams Plattform besonders leicht.

Geschichte

Microsoft Teams ist die Kommunikationsplattform von Microsoft und ist in die eigenen Produkte Microsoft 365 und Skype integriert.

Die Entwicklung von MS Teams begann wohl im Jahr 2016, als bei Microsoft die Überlegung aufkommt, 8 Millionen Dollar in das Produkt Slack zu investieren. Bill Gates empfiehlt hier jedoch, sich auf die weitere Entwicklung von Skype Business zu konzentrieren und nicht neu zu investieren.

Ende des Jahres 2016 gibt Microsoft dann die Entwicklung von MS Teams bekannt und macht somit dem Unternehmen Slack direkte Konkurrenz. Durch die Bekanntgabe unter Druck gesetzt, setzt Slack auf öffentliche Anzeigen und befürchtet, dass zahlreiche Nutzer zu Microsoft wechseln würden. Fundiert wird diese Angst durch die Bekanntgabe, dass auch externe Nutzer, außerhalb von Microsoft 365 ebenfalls einfachen Zugang zu dem neuen Produkt erhalten sollen.

Im Mai 2017 erfolgt dann die Bekanntgabe, dass Microsoft Teams in Zukunft den Vorläufer Classrooms in der Office Version ersetzen soll.

Im September dann erneut eine Bekanntgabe. Zukünftig am 2021 soll MS Teams das bisherige Skype Business ersetzen.

Im Juli 2018 erfolgt dann die Bekanntgabe, dass Microsoft eine kostenlose Version von MS Teams anbiete,t die die meisten Funktionen kostenfrei ermöglich. Einschränkungen gibt es in der kostenlosen Version, allerdings in der Speicherkapazität und auch in der Anzahl der Nutzer.

Ab September 2017 können auch externe Nutzer, sofern diese einen Microsoft-Account besitzen, die Plattform nutzen.

Seit 2018 können externe Nutzer eingeladen werden, auch wenn diese keinen eigenen Account bei Microsoft besitzen. Allerdings gelten auch hier die üblichen Einschränkungen.

Im September 2018 eröffnet Microsoft, das es sich bei der Plattform MS Teams, um die Business-Applikation von Microsoft handelt, die am schnellsten wächst.

Im November 2019 nutzen schon 20 Millionen Nutzer die Plattform und mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie hat sich diese Zahl noch einmal um mehr als 12 Millionen gesteigert. Mittlerweile nutzen ungefähr 44 Millionen Nutzer die Plattform MS Teams.

Welche Funktionen bietet MS Teams?

Microsoft hält seinen Stand in der Computerwelt schon seit Langem. Mit den ständigen Neuerungen und Entwicklungen erweitert sich das Angebot stetig und auch MS Teams trägt seinen Teil zum Erfolg des Unternehmens bei.

Aber welche Funktionen bietet die Plattform nun im Detail?

Die unterschiedlichen Funktionen der Plattform sind in verschiedene Rubriken eingeteilt und beinhalten die unterschiedlichen Funktionen.

Teams

Diese Funktion ist speziell für die Teamarbeit eingerichtet worden. Hier können alle Mitglieder eines Teams, ob diese zum Unternehmen gehören oder nicht, eingeladen werden und an der gemeinsamen Arbeit teilnehmen. Bis zu 200 Kanäle können innerhalb eines Teams aufgerufen werden. Dabei ist jeder Kanal mit einer Registerkarte ausgestattet, die sich in Berichten und Dateien unterscheidet. So können im Bereich der Dateien diese auch geteilt werden, und zwar unter dem Punkt SharePoint Online.

Messaging

Innerhalb des Teams kann jedes Mitglied Kanäle einrichten und dazu andere einladen. Dabei handelt es sich um eine Chatfunktion, in der sich nicht nur einfach Textnachrichten verschicken lassen, sondern auch Bilder, GIFs und Memos lassen sich hier senden. Diese können allerdings von den Administratoren oder Teambesitzer eingeschränkt oder deaktiviert werden. Auch direkte Nachrichten an einzelne oder bestimmte Personen können hier versendet werden und machen auch detaillierte und vertrauliche Unterhaltungen einfach möglich. Es besteht auch die Möglichkeit, sich über Bots zu unterhalten. Mittels der Connectors, das sind externe Dienste von anderen Anbietern, dazu gehören auch Facebook, Twitter und Bing News, können ebenfalls Nachrichten in die Kanäle senden.

Calling

Zu diesen Funktionen gehört auch das Instand Messaging und unterschiedliche Telefonangebote.

Audiotelefonie mittels Voice over IP können getätigt werden, aber es besteht auch die Möglichkeit, über das öffentliche Festnetz zu telefonieren. Für diese Nutzung sind allerdings spezielle Abonnements nötig und die Hardware hierfür muss ebenfalls vorhanden sein. Hier werden auch Konferenzen in das öffentliche Fernsprechnetz unterstützt. Hier können Nutzer Rufnummern von Klienten anrufen und diese können sich mittels einer von Microsoft bereitgestellten Rufnummer in Kombination mit der Konferenz-ID ebenfalls Anrufe zu MS Teams tätigen.

Auch die Videokonferenz, Online Meeting gehört zu dieser Funktion.

Meetings

Die Online Meeting Funktion kann einfach geplant oder auch spontan geschaltet werden. Dabei sehen alle Mitglieder des Teams, dass ein Meeting läuft, und können daran teilnehmen. Auch die Verknüpfung mit Outlook ist gegeben und erleichtert die Einladung und Planung eines Teams deutlich. Zusätzlich können die Meetings aufgezeichnet werden, diese werden gespeichert und können auch mittels Stream anderen Nutzer zur Verfügung gestellt werden. Besonders schön, wenn einzelne Mitglieder nicht an einem Meeting teilnehmen können.

Teams for Education

Diese Funktion wurde speziell für Lehrkräfte, Schüler und Studenten entwickelt. Hier können die speziellen Teams eingerichtet werden für alle, die über die Office 365 for Education lizenziert sind. Hier können spezielle Zuordnungen für Schüler und Studenten vorgenommen werden und auch die Übermittlung von Aufgaben und Rückmeldung ist durch die Verknüpfung mit Office ohne Weiteres möglich.

Vor- und Nachteile gegenüber anderen Plattformen?

Auch MS Teams steht in der Konkurrenz mit bekannten anderen Anbietern der Kommunikationssoftware mit Videokonferenz und Online Meeting. Dazu gehören zum Beispiel Zoom, HCL Samtime und auch WebEx.

Wie sich die einzelnen Plattformen unterscheiden, möchten wir anhand der einzelnenn Vor- und Nachteile deutlich machen.

Welches die passende Software für ein Unternehmen ist, hängt von vielen Gesichtspunkten ab. Hier lohnt es sich, in die Tiefe zu gehen und vor einer Entscheidung genau zu recherchieren, welche Plattform die meisten Vorteile für das eigene Unternehmen bietet.

MS Teams und HCL Notes lässt sich das kombinieren?

MS Teams stellt Schnittstellen zur Integration mit anderen Anbietern zur Verfügung. So wird die Kombination mit anderen Nutzern aus anderen Plattformen einfach bereitgestellt.

Die ursprüngliche Software HCL Notes, die früher auch unter Lotus Notes bekannt war, wurde von IBM entwickelt und lange als IBM Notes vertrieben. Hierbei handelt es sich um ein Datenbanksystem, das auf Dokumenten basiert und die intensive und sichere Zusammenarbeit in Projekten an Dokumenten ermöglicht.

2019 hat HCL die Software von IBM übernommen und veröffentlich nun auch deutlich weiterentwickelte Versionen der beliebten HCL Notes Software.

Der besondere Pluspunkt bei HCL Notes, hier lassen sich in der Entwicklerversion auch eigene Anwendungen entwickeln.

Auch hier ist die E-Mail-Funktion optimal integriert. So lassen sich Meetings und eine schnelle Verarbeitung von Daten bestens umsetzen und organisieren. Mit der Lizenz erwirbt ein Unternehmen aber noch viele Funktionen mehr.

• E-Mail-Funktion in Kombination mit Kalender und Aufgabenlisten
• Organisation und Verwaltung der dokumentenorientierten Datenbank
• Anwendungen lassen sich selbst entwickeln mit der Lizenz Entwickler
• Team-Rooms
• E-Diskussionen

Auch die Sicherheit spielt hier eine sehr wichtige Rolle. Da hier mit Dokumenten gearbeitet wird, die teilweise sehr vertraulich sind, werden diese auf 3 unterschiedlichen Ebenen gesichert.

• Durch den Zugriff von Klienten auf Server
• Durch 4 unterschiedliche Arten Daten auf dem Server abzulegen.
• auf Datenebene mit öffentlichem Schlüssel von Klienten
• auf Datenebene mit öffentlichem Schlüssel von Server
• auf Feldebene mit öffentlichem Schlüssel für bestimmte Person
• auf Feldebenen mit eigenem systemischem Schlüssel

• Durch die spezielle Signatur des Codes kann dann über eine Freigabeliste bestimmt werden, wer Zugriff bekommt und wer nicht.

Lässt sich HCL Notes nun aber mit MS Teams kombinieren oder nicht?

Mit der bereitgestellten Schnittstelle Notes2Conference ist die Integration von MS Teams in HCL Notes nun möglich. Bis vor Kurzem was dies noch nicht möglich.

Die Entwickler arbeiten intensiv daran, das System für externe Drittanbieter mit Schnittstellen zu versorgen so, dass auch MS Teams in Kombination mit Notes nun möglich ist.

Gerade die hohe Beliebtheit, der Microsoft Teams Software sorgt, dafür, dass hier zügig gearbeitet wurde und dies nun möglich ist.

Mit der Übernahme von IBM Notes durch HCL haben sich die Entwickler noch einmal mehr damit auseinandergesetzt und arbeiten sehr viel intensiver an der Möglichkeit, die vielen unterschiedlichen Systeme auf dem Markt in Notes zu integrieren.