Upgrade auf HCL Domino 14 mit Premium SLA: So sicherte ein Ingenieurdienstleister seine Business-Critical-Notes-Umgebung für die Zukunft ab

 

In Zeiten von wachsenden Cyberbedrohungen, steigenden Compliance-Anforderungen und Fachkräftemangel in der IT setzen viele mittelständische Unternehmen auf starke Partner. Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie ein Ingenieurdienstleister mit 75 HCL Notes-Anwendern gemeinsam mit der Bücker GmbH erfolgreich sein Upgrade von Hcl Domino 12 auf Hcl Domino 14 umgesetzt hat — und damit nicht nur seine Datenhoheit gewahrt, sondern auch seine IT-Kosten nachhaltig gesenkt hat.
Mit einem maßgeschneiderten Domino SLA sorgt die Bücker GmbH dafür, dass alle Domino-Server, Clients und kritischen Applikationen auch in Zukunft stabil, sicher und aktuell bleiben.

Ausgangssituation: Business-Critical Domino im Einsatz

Das Unternehmen in diesem Anwenderbericht (aus Datenschutzgründen anonymisiert) ist ein mittelständischer Ingenieurdienstleister mit zwei Standorten in Deutschland.
Rund 75 Mitarbeitende nutzen HCL Notes — nicht nur für die E-Mail-Kommunikation, sondern auch für zentrale Unternehmensapplikationen, darunter:

• eine Projektsteuerungssoftware,
• eine interne Wissensdatenbank,
• und weitere Notes-Anwendungen zur Zusammenarbeit.

Gerade diese Anwendungen sind business-kritisch: Ein Ausfall würde den laufenden Betrieb erheblich stören.
Um Ausfälle zu minimieren und höchste Verfügbarkeit sicherzustellen, betreibt das Unternehmen drei Domino-Server:

• einen pro Standort,
• plus einen zusätzlichen Server in einem externen deutschen Rechenzentrum.
  Der Rechenzentrumsserver dient als Backup-Instanz und als sichere Plattform für remote arbeitende Mitarbeiter.

Warum Domino? Sicherheit und Datenhoheit als USP

Viele IT-Entscheider fragen sich heute: Warum überhaupt noch Domino?
Gerade in sensiblen Branchen wie Ingenieurdienstleistungen spielen Sicherheit und Datenhoheit eine entscheidende Rolle:

• Starke Verschlüsselung: Domino bietet standardmäßig End-to-End-Verschlüsselung für Datenbanken, E-Mails und Replikationen. Selbst wenn Daten in der Cloud oder im Rechenzentrum liegen, bleiben sie mit 128-Bit- bis 256-Bit-Schlüsseln verschlüsselt — Zugriff haben nur autorisierte Nutzer.
• Geringe Angriffsfläche: Durch seine Architektur ist Domino bis heute weniger anfällig für klassische Hackerangriffe als viele andere Mailserver.
• Datenhoheit: Selbst bei Hosting im Rechenzentrum bleiben die Daten unter eigener Kontrolle — vollständig DSGVO-konform in Deutschland gehostet.

Die Herausforderung: Upgrade, Admin-Nachfolge und Kostenoptimierung

Die IT-Abteilung des Kunden stand vor mehreren Herausforderungen gleichzeitig:

• Der langjährige Domino-Administrator sollte in Rente gehen — ohne Nachfolger.
• Das Upgrade von HCL Domino 12 auf 14 war notwendig, um sicherheitskritische Patches, neue Features und Support zu erhalten.
• Die bisherige Lizenzierung (HCL Domino Express) sollte auf das moderne HCL Domino CCB-Modell (CCB: „Complete Collaboration Business“) umgestellt werden — inklusive Kauf- statt Mietlizenz.
• Die Applikationen mussten kompatibel gemacht, Zugriffsrechte geprüft und alle User geschult werden.
• Zudem sollte der neue Partner auch langfristig die Betriebsverantwortung übernehmen — mit Service Level Agreements, die 24/7 Monitoring, Notfall-Support und regelmäßige Upgrades abdecken.

Warum die Wahl auf die Bücker GmbH fiel

Seit 1998 ist die Bücker GmbH eine der wenigen spezialisierten IT-Firmen in Deutschland, die bis heute zu 100 % auf HCL Notes und Domino setzen.
Mit dem Slogan „Wir lieben Lotus Notes“ steht das Unternehmen für langjährige Erfahrung:

• Bereits seit Version 4.6 betreut Bücker Domino-Umgebungen.
• Das Team besteht aus zertifizierten Domino-Administratoren und -Developern.
• Als HCL Gold Reseller und mehrfacher Lotus Award Finalist zählt Bücker zu den letzten echten Spezialisten in der DACH-Region.
• Ein Vorteil: Bücker übernimmt nicht nur Migrationen und Upgrades, sondern auch die Applikationsentwicklung und den vollständigen Support — bei Bedarf sogar mit eigenem Entwicklerteam für kundenspezifische Anpassungen.

 

„Uns war wichtig, dass wir einen Partner finden, der nicht nur die Technik versteht, sondern auch unsere Applikationen weiterentwickeln kann. Mit der Bücker GmbH hatten wir von Anfang an das Gefühl, dass wir auf Augenhöhe arbeiten — und das Vertrauen hat sich bestätigt.“
— IT-Leiter, Ingenieurdienstleister (Name anonymisiert)

Projektumsetzung: Schritt für Schritt

Nach der Entscheidung für die Bücker GmbH als Partner startete das Projekt mit einer detaillierten Bestandsaufnahme:

• Alle drei Domino-Server wurden inventarisiert.
• Nutzerzugriffe, Mail-Datenbanken und Applikationen wurden geprüft.
• Besonders wichtig: Die Zugriffsrechte wurden aus Sicherheitsgründen vollständig neu bewertet, um Altlasten aus vorherigen Versionen zu eliminieren.

Der langjährige Inhouse-Administrator arbeitete eng mit dem Bücker-Team zusammen — Ziel war es, sein Wissen zu transferieren, bevor er in den Ruhestand geht. So konnte die Bücker GmbH nicht nur den technischen Upgrade, sondern auch die langfristige Betreuung reibungslos übernehmen.

Lizenzwechsel: Von Express zu CCB

Ein wichtiger Schritt war die Lizenzanpassung:
Die bisher genutzte Lizenz „HCL Domino Utility Express“ wurde auf das „HCL Domino Complete Collaboration Business (CCB)“-Modell umgestellt — als Kaufversion.
Da das Unternehmen seine sensiblen Projektdaten weiterhin inhouse und im eigenen deutschen Rechenzentrum betreiben wollte, wurde mit HCL Software eine Genehmigung für diese Lizenzform eingeholt. Bücker begleitete die Abstimmung mit HCL dabei komplett.

 

Upgrade mit moderner Hardware

Parallel zum Software-Upgrade wurde auch in neue Serverhardware investiert. Das Ziel:

• Mehr Leistung für wachsende Notes-Datenbanken.
• Bessere Verschlüsselungs-Performance.
• Bessere Remote-Zugänge für hybride Arbeitsmodelle.

 

Warum sich das Upgrade lohnt: Vergleich Domino 12 vs. 14

Die folgende Tabelle zeigt zentrale Unterschiede und Mehrwerte, die für das Unternehmen entscheidend waren:

Feature	HCL Domino 12	HCL Domino 14
Security-Patches & Support	Support läuft aus, kein Extended Fix	Längerer Support, aktuelle Patches
Protokolle & Verschlüsselung	Solide Verschlüsselung, ältere Standards	Stärkere TLS-Protokolle, verbesserte E-Mail-Sicherheit
Admin-Interface & Usability	Classic Admin-Tools	Modernisierte Admin-Oberfläche
Mobile & Remote Work	Remote-Nutzung begrenzt optimiert	Bessere Integration für hybrides Arbeiten
Lizenzmodell	Express (eingeschränkt)	CCB (flexibel, erweiterbar)

Diese Punkte waren für die IT-Abteilung entscheidend:
Sicherheit und Zukunftsfähigkeit hatten oberste Priorität — gerade bei sensiblen Projektdaten, die in Notes-Datenbanken liegen.

 

Schritt-für-Schritt: So lief das Upgrade mit der Bücker GmbH

Damit das Upgrade reibungslos abläuft und alle Daten sicher migriert werden, setzte die Bücker GmbH auf einen klaren Ablaufplan:

Checkliste: Domino-Upgrade-Projekt

1. Initiales Audit:
   • Server- & Applikationsinventur
   • Zugriffsrechte-Check
2. Lizenzklärung:
   • Wechsel von Express auf CCB
   • Abstimmung mit HCL Software
3. Testumgebung aufsetzen:
   • Upgrade-Simulation auf neuer Hardware
4. Datenbank-Updates:
   • Strukturprüfungen, Anpassungen für Hcl Domino 14
5. Benutzer-Schulungen:
   • Einführung in neue Funktionen & Sicherheit
6. Live-Migration:
   • Schrittweise Server-Upgrade, Backup-Server bleibt aktiv
7. Post-Go-Live:
   • Monitoring, Fehleranalyse, Rollback-Optionen
8. Wissensübergabe:
   • Einbindung des internen Admins, Dokumentation

Ergebnis: Sicher, skalierbar, zukunftsfähig

Dank der engen Zusammenarbeit mit der Bücker GmbH konnte der Upgrade-Prozess ohne Ausfallzeiten durchgeführt werden.
Die Anwender profitierten sofort von verbesserten Remote-Zugängen und stabilerer Performance.
Die IT-Leitung konnte sicherstellen, dass der interne Admin in den Ruhestand geht, ohne dass ein vollständiger Ersatz nötig ist — was die Betriebskosten um ca. 35 % senkte.

 

Nach dem Upgrade: SLA als langfristige Absicherung

Der Kunde entschied sich im Anschluss für das Premium SLA Level der Bücker GmbH.
Dieses Service Level Agreement umfasst:

• 24/7 Monitoring der Domino-Umgebung,
• regelmäßige Updates & Sicherheits-Patches,
• 1st Level Support für alle User-Anfragen,
• und ein Domino Developer Team für Applikationsanpassungen.

Damit ist der Kunde auch für künftige Anforderungen gewappnet — und bleibt mit einem schlanken IT-Team handlungsfähig.

Langfristige Partnerschaft: Warum SLA der Gamechanger ist

Die Entscheidung für ein Service Level Agreement (SLA) bei der Bücker GmbH war für den Ingenieurdienstleister ein echter Wendepunkt:
Vor dem Upgrade war der Betrieb stark abhängig vom Wissen eines einzelnen Administrators. Mit dem Premium SLA Level ist sichergestellt, dass:

• Monitoring & Support auch bei Personalwechsel stabil bleiben,
• Updates & Sicherheits-Patches professionell geplant werden,
• die Domino-Umgebung regelmäßig auf Optimierungspotenzial geprüft wird.

Durch die Kombination aus SLA-Betreuung, Upgrade-Expertise und Applikations-Weiterentwicklung spart das Unternehmen jährlich rund 35 % der ursprünglichen Betriebskosten — bei gleichzeitig höherer Sicherheit.

 

Warum Bücker GmbH? Ein Blick hinter die Kulissen

Gerade für mittelständische Unternehmen, die Domino und Notes weiter nutzen wollen, ist ein erfahrener Partner Gold wert.
Die Bücker GmbH gehört zu den wenigen Anbietern im deutschsprachigen Raum, die seit mehr als 25 Jahren konsequent auf HCL Notes und Domino setzen.

Einige Trust-Fakten auf einen Blick:

• Seit 1998 am Markt, gestartet mit Lotus Notes 4.6
• Team aus zertifizierten Domino-Admins & -Developern
• HCL Gold Reseller mit direktem Draht zu HCL Software für Lizenzfragen & Sondergenehmigungen
• Lotus Award Finalist in der Vergangenheit mehrfach ausgezeichnet
• Eigenes Entwicklerteam für individuelle Notes-Applikationen
• Hosting & Betrieb nur in deutschen Rechenzentren, 100 % DSGVO-konform
• Slogan: „Wir lieben Lotus Notes“ — gelebte Spezialisierung statt Nebenprodukt

 

Ausblick: So geht’s weiter

Für den Ingenieurdienstleister bedeutet der Abschluss des Projekts:

• Kein Admin-Engpass mehr: Wissen wurde an die Bücker-Teams übergeben.
• Flexibilität: Der ehemalige Admin steht noch für ein Jahr für spezifische Applikationsfragen bereit.
• Zukünftige Anpassungen oder neue Anwendungen: Werden vom Domino Developer Team der Bücker GmbH umgesetzt.
• Sicherheit: Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und ein dediziertes Incident-Response-Team bei Notfällen.

Gerade in Zeiten von zunehmenden Cyberattacken auf KMU ist das ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.
Die Entscheidung, sensible Projektdaten auch künftig im eigenen Haus bzw. im deutschen Rechenzentrum zu halten, gibt Geschäftsführung und IT-Leitung langfristig Sicherheit.

 

Fazit: Domino lebt — wenn man es richtig macht

Viele Unternehmen denken bei Collaboration-Software schnell an große Cloud-Plattformen.
Doch gerade HCL Domino bietet — bei professioneller Betreuung — handfeste Vorteile:

• Maximale Datenhoheit
• Starke Verschlüsselung & niedrige Angriffsfläche
• Flexibilität durch eigene Applikationen

Die Bücker GmbH beweist mit diesem Projekt, dass Domino auch in 2025 und darüber hinaus ein stabiles Rückgrat für unternehmenskritische Prozesse sein kann — vorausgesetzt, man hat die richtige Expertise an seiner Seite.

 

Was du von diesem Beispiel mitnehmen kannst

• Wenn dein Domino-Administrator geht: Warte nicht zu lange!
• Plane Upgrade & Lizenzwechsel frühzeitig — am besten mit einem HCL Gold Partner.
• Ein gut aufgesetztes SLA kann deine Betriebskosten deutlich senken — bei höherer Sicherheit.
• Setze auf Partner mit nachweislicher Expertise — nicht auf Allrounder ohne Spezialisierung.

 

Dein nächster Schritt

Möchtest du wissen, wie du deine Domino-Umgebung zukunftssicher machst?
Die Bücker GmbH berät dich gerne: Von der Lizenzierung (CCB, Utility, Express) über Upgrades bis hin zu maßgeschneiderten SLA-Paketen — mit fünf klar definierten Service Levels.

Geheim-Tipp: Die Bücker GmbH kümmert sich auch um deine Applikationen, Migrationsprojekte oder komplettes Outsourcing deiner Notes-Umgebung. Mehr erfahren: https://bueckergmbh.de/hcl-domino-support